Amikor szervezete azt tervezi, hogy több nemzetközi projektben szeretne részt venni, akkor nem csak az uniós finanszírozási programokat kell fontolóra kell vennie, hanem a sok más nemzeti, kétoldalú és regionális programot is, amely nemzetközi együttműködéseket is támogatnak, mivel

• rengeteg magán- és közforrás van az EU-országokban, amelyek tanulmányutakat vagy konkrét projekt tevékenységeket támogatnak; viszonylag könnyű ezeket megpályázni és nagyon jó arányban sikeresek is és
• számos regionális finanszírozási program is létezik, például speciális finanszírozási programok az északi térség, a balti-tengeri régió, a balkáni régió, a Földközi-tenger stb. számára; és hasonlóképpen számos kétoldalú alap működik egész Európában.

A kisebb kétoldalú vagy regionális pályázatokon való részvétel jó kezdete lehet a későbbi nemzetközi együttműködéseknek, mivel ezen az egyszerűbb pályázatok során új kapcsolatokat és tapasztalatokat lehet szerezni a következő lépéshez.

Jó módszer lehet az is, hogy egy projektötletet – annak mindig más-más összefüggéseit - több, különböző pályázathoz is használjunk, mivel így szinergiát tudunk teremteni a projektekés a tevékenységeink között is.

A szervezet fejlesztési stratégiája:

• Növeli a siker esélyét – mivel pontosan meghatározza a szervezet prioritásait és fejlesztési céljait.
• Meghatározza a szervezetről alkotott képet - megmutatja, hogy a szervezet tudja, merre tart és miért.
• Növeli a szervezet felkészültségét a kulcsfontosságú feladatok végrehajtására - mivel mindenki számára világos, mi a legfontosabb feladat.
• Növeli a szervezetben dolgozók elköteleződését - a közös célok elérésére összpontosítanak.
• Befolyásolja az érdekelt feleket és a potenciális partnereket - a szervezet fejlődőképes, jövőképpel rendelkező szakmai szervezetként jelenik meg.
• Segítséget jelent források igénylésénél – azon projektek, amelyekben az adott tevékenységek a szervezet fejlesztési stratégiájának részei, mindig kiemelkedően egy jól értékelt pályázatok.
• Ez hatékony eszköz az üzleti szférával való kapcsolatok kiépítésében - lehetővé teszi, hogy világosan és következetesen bemutassa szervezetét és céljait.

Fontos tudni, hogy, kb. öt, nemzetközi projektben együttműködő szervezet közül 4 partnerként vesz részt a munkában, és nem koordinátorként (mint pályázó és a projekt adminisztrátor) végzi.

Egyrészt partnernek lenni nem annyira megeröltető lenni, mint koordinátornak lenni, mivel nem kell olyan sok időt fordítania a pályázat elkészítésére vállalva a kockázatot, hogy eredménytelen lesz, és nem kell a projekt irányításának a terhét viselnie. Mindezek mellet partnerként is részt vehet bármelyik más projektben.

Másrészt koordinátorként meghatározhatja a projekt tartalmát, kiválaszthatja a kívánt partnereket, és nagyobb befolyása van a projekt végrehajtására. Ugyanakkor azonban nagy a kockázata annak, hogy sikertelen a pályázata, és nem fog létrejönni a nemzetközi együttműködés.

Általában azonban nem kell választania, mindkét szerepben dolgozhat egy szervezet. Egyszerre vállalhat partneri szerepet is, és kezdeményezhet új pályázatot is, mint koordinátor. Mindig jó, ha több vasat tartunk a tűzben.

A legtöbb uniós programnak két fő finanszírozási típusa van, az egyik a projektek megvalósítása, a másik a „mobilitás” amikor is a tapasztalatszerzés érdekében nemzetközi tanfolyamokon való részvételhez, külföldi tanulmányúton való részvételhez, vagy külföldi munkahelyi tapasztalatcserékhez biztosítanak támogatást.

A mobilitási finanszírozás egyrészt egyszerűbb módja lehet az új információszerzésnek és a tapasztalatcserének!

• A mobilitási pályázatok sikerességi aránya minden EU-országban magasabb; Dániában több mint 75 százalék, ugyanakkor az Erasmus projektek esetében 20 százalék alatt van.
• A mobilitási projekteket egyszerűbb megvalósítani, és egyszerűbb a beszámolása is.
• A mobilitási pályázatot egy konzorcium is benyújthatja, a fogadó és a küldő szervezettel együtt.

Másrészt viszont a projektek megvalósítása egy innovatív fejlesztési munkára ad lehetőséget,

• ahol nemzetközi együttműködésben lehet együtt dolgozni, mint egy csapat, amely hozzáadott értéket hoz létre a kompetenciafejlesztés és az új gyakorlatok szempontjából;
• amely olyan eredményt is létrehozhat, melyet csak később tud használni a projektben együttműködő szervezet.

Jellemző, hogy egy szervezet több tevékenységet is szeretne egyszerre megvalósítani, így elképzelhető, hogy egyszerre több támogatott projektet is megvalósít.

Az természetes, hogy a nemzetközi tevékenységek forrásokat igényelnek a tevékenységek elindításához, végrehajtásához és befejezéséhez; de a nemzetközi mobilitás vagy a projektek megvalósításának fontos előnyei, hogy azok a program finanszírozásán alapulnak, így további pénzügyi forrásokat is lehet szerezni a tevékenységek finanszírozásához.

Ne feledje, hogy nehéz előre megtervezni, hogy hány nemzetközi tevékenységben vesz majd részt a szervezete, hisz előre nem tudhatja, hány pályázata lesz sikeres. Az, hogy egy programban benyújtott pályázatok a sikere 20 százalék, nem jelent garanciát arra, hogy a te pályázatod benne is lesz ebben e a 20 százalékban.

De minden kiegyenlítődik, minél több pályázatot készítesz vagy minél több együttműködésben vagy partner, annál nagyobb az esélyed egy nemzetközi munka megkezdésére.

Az ERASMUS+ 1. TIP-PM projekt 1. szakaszában megvalósított tevékenységeinek keretei között, a konzorcium nemzetközi felmérést végzett a partnerországokban megvalósult nemzetközi együttműködések sikereiről és kihívásairól. Az eredmények egy Jelentésben kerültek összefoglalásra, és közzétételre.

Ez a Jelentés összegyűjtötte az ausztriai, dániai, olaszországi, lengyelországi és magyarországi kiválasztott  civil társadalmi szervezetek nemzetközi együttműködés során szerzett tapasztalatait. Ezek a tapasztalatok hasznos információt jelentenek mindazon projektmenedzserek és a szervezetvezetők számára, akik vállalják a nemzetközi projektek új kihívásait.

A Jelentés bemutatja az egész életen át tartó tanulás működő szervezetek nemzetközi projektmenedzsereinek biztosított támogatás típusait és módszereit; leírja mindazokat az elvárásokat és szükségleteket, amelyeket a nemzetközi projektmenedzserek a saját szervezeteiktől igényelnek; felvázolja a civil társadalom kihívásait a nemzetközi projektek megvalósítása során; bemutatja, hogy a különböző nemzeti ügynökségek milyen információt, ismeretet, módszert és más támogatást tudnak nyújtani az Európai Unió által meghirdetett együttműködési programokhoz.

A jelentés hozzáférhető az 5 projektnyelven, valamint angolul. Megtekinthető és letölthető PDF formátumban.

A partnerek száma a különböző támogatások esetében eltérő lehet, ezért ajánlott minden alkalommal jól áttanulmányozni a kiválasztott felhívás pályázati útmutatóját.

A partnerek minimális száma általában:

• -A kétoldalú együttműködési projektek esetén (Határokon átnyúló együttműködési programokban például Lengyelország - Litvánia vagy Lengyelország - Németország) legalább két partner együttműködése kötelező a program által érintett két különböző országból.
• -A partnerségi együttműködési projektek esetén legalább három partnernek - három különböző országból - célszerű együttműködnie.

Célszerű, ha a partnerek száma mindig legalább eggyel meghaladja a felhívásban elvárt számot – megfontolandó az elvártnál eggyel több partnert felkérni az együttműködésre. Így, ha az egyik partner eláll a projekt megvalósításától (ami nagyon ritkán fordul elő, de előfordul), akkor is folytatni lehet a projektet.

A leggyakoribb transznacionális együttműködési modellek a következők:

• Információ és bevált gyakorlatok cseréje;
• Párhuzamos fejlesztések, tevékenységek;
• Új megoldások importálása / exportálása / adaptálása;
• Közös rendezvényszervezés / közös „termékek” fejlesztése (például képzési program, kiadvány, kiállítás, színházi bemutató stb.);
• A szervezet kulcsembereinek oktatási mobilitása annak érdekében, hogy: részt vegyen egy tanfolyamon / képzésen; tapasztalatszerzésen; előadások tartása külföldön.

Egy projektben többféle együttműködési modell létezhet együtt.

A lehetőség szerint a projektpartnereknek három feltételnek kell megfelelniük:

• Az adott téma iránti érdeklődés (de nem feltétlenül szüksége, hogy ugyanazon munkaterületnek a végzése, mivel a kiegészítő megközelítések hozzáadott értéket generálhatnak)
• Az lenne a legjobb, ha az adott területen megfelelő tapasztalata lenne (a projekt követelményeinek megfelelően)
• Jó kommunikációs eszközei vannak

Partner három módon lehet találni:

• A már ismert szervezetekkel folytatja az együttműködést
• A már megvalósított projekteket áttekintve, választhatunk az abban résztvevő partnerek közül
• Partnerkeresés különböző partnerkereső platformokon keresztül

Ha még nincs kapcsolata európai szervezetekkel, akkor mindenekelőtt ajánlott olyan szervezetekkel együttműködést kezdeményezni, melyek már megvalósítottak EU-s projekteket, mert ezek a szervezetek már rendelkeznek tapasztalatokkal a nemzetközi együttműködésben, és általában komolynak tekinthetők. További információk a 2) és 3) pontokról itt: https://first-network.eu/en/project/knowledge-base.html találhatók.

Az együttműködő szervezetek mérete nagymértékben különbözik egy projekten belül. Fontos, hogy kezdetben egy nagyobb szervezettel működjenek együtt, mivel ezek a szervezetek erőforrásaik révén esetleg több hozzáadott értéket jelenthetnek a projekt számára.

Hasznos létrehozni a civil szervezet profilját olyan platformokon, mint az EPALE, és feltölteni a saját szervezetével kapcsolatos információkkal annak érdekében, hogy felkeltse más szervezetek figyelmét. További információ a platformokról itt:https://first-network.eu/en/project/knowledge-base.html található.

Ha Ön olyan szervezet tagja, amelynek még nincs tapasztalata a nemzetközi együttműködésben, akkor célszerű a mobilitási programmal kezdeni. Ilyen például az Erasmus+ program, melyek az európai szervezetek alkalmazottainak továbbképzését támogatják

Ez azért fontos, mivel:

1) A mobilitási projektek sikeressége általában jóval magasabb, mint a partnerségi projekteké

2) E projektek célja a saját munkatársak kompetenciáinak fejlesztésére irányul.

3) Fejleszti az angol nyelvi készséget.

4) Különböző nemzetközi projektekkel lehet megismerkedni, azokkal kapcsolatba kerülni.

5) A projekt megszervezése könnyebb, mint a partnerségi együttműködésben.

6) Ez a fajta tevékenység egy jó bevezetés a nemzetközi együttműködéshez.

Az egyes finanszírozási programok földrajzi elhelyezkedésük, tematikus fókuszuk és finanszírozási típusuk szerint különböznek. Minden finanszírozási programnak saját tematikus prioritása van az adottegyes finanszírozási időszakra, és egyes esetekben a nemzeti irodák meghatározzák saját nemzeti / regionális finanszírozási prioritásaikat. A siker esélyeinek növelése érdekében ezeket különösen a koncepció és a pályázati folyamat során kell figyelembe venni. Ezenkívül tanácsos folyamatosan tájékoztatni magát a megfelelő finanszírozási csatornák egyedi felhívásairól, hogy reagálni tudjon egy megfelelő felhívásra.

A megfelelő finanszírozási program a következő kritériumok alapján határozható meg:

• A projekt és a projektpartnerek helyi elhelyezkedése és a finanszírozási program földrajzi fókusza
• Tematikus beágyazás a finanszírozási programba
• A finanszírozás típusa (teljes vagy részleges finanszírozás)
• A finanszírozási időszak tematikus prioritásai
• A finanszírozási programok projektideje

További információ a finanszírozási programokról itt található, a finanszírozási programok pedig itt találhatók.

A pályázat benyújtása előtt különösen ajánljuk, hogy kérjen információt vagy tanácsot a pályázat kiírójától, annak érdekében, hogy a projektötletet a finanszírozó intézmény formai és tartalmi kritériumainak megfeleljen, illetve, hogy minimalizáljuk a pályázat a gyengeségeit. A különböző  finanszírozási programok megvalósításért, menedzseléséért más-más intézmények a felelősek Fontos eldönteni, hogy a projektünket melyik finanszírozási forrásra nyújtjuk be, és tudnunk kell, hogy azt is, hogy az adott finanszírozási programnak melyik szervezet a végrehajtási szervezete / nemzeti ügynöksége. Az elérhetőségek gyakran megtalálhatók a finanszírozó szervek / nemzeti ügynökségek weboldalain. Az egyes finanszírozási programok áttekintése itt található.

Azért, mert a nemzetközi együttműködés során:

• új impulzusokat, új inspirációt lehet szerezni
• új módszerekkel segíti, a szervezet innovatívabb és a dinamikusabb működést
• új kapcsolatok, tanulmányutak, tapasztalatcsere valósulhat meg  – támogatással
• segítség új típusú fejlesztési munkák megkezdéséhez - támogatással

Amikor munkatársként egy új nemzetközi együttműködésben veszel részt,

• új inspirációt kaphatsz szakmailag, és személyes is
• új kompetenciákat szerezhetsz amit a munkád más területein is alkalmazhatsz
• jól mutat az önéletrajzodban

Amikor egy civil szervezet elkezd nemzetközi projektben dolgozni,

• megtapasztalja másképpen is el lehet végezni ugyanazt a munkát, s hogy a bevált gyakorlatokat is lehet másképpen csinálni
• új nézőpontot ad a vezetés számára (testületek, irányítás)
• újfajta többletjövedelmet hozhat a nemzetközi együttműködés a szervezet számára

A nemzetközi fejlesztési terv

• vázolja, miért jó, ha a szervezete nemzetközi együttműködésben vesz részt
• leírja a nemzetközi együttműködés hosszabb távú céljait
• kiderül, hogy ezek a célok hogyan kapcsolódnak a szervezet igényeihez és működéséhez

A nemzetközi együttműködést meg kell tervezni, mivel így tudják a nemzetközi tevékenységek támogatni a szervezet rövid távú, 1-2 éves céljainak megvalósulását.

• Kezelje kiemelten azokat a nemzetközi együttműködéseket, amelyek támogathatják vagy legalább kiegészíthetik szervezete céljait és általános tevékenységeit.
• Olyan tevékenységeket is meg tudnak így valósítani, melyeket bizonyos mértékig úgy is megvalósítottak volna, de ehhez a nemzetközi projektfinanszírozásból megkaphatja a forrásokat is.

A FIRST Hálózat támogatást és együttműködési lehetőségeket kínál tagjainak. Ezt a hálózatot úgy alakították ki, hogy összekapcsolja Európa civil társadalmi szervezeteit, hogy tapasztalatot tudjanak cserélni a különböző témákkal kapcsolatban, közösen alakítsanak ki projektötleteket, tartalmakat, sőt, akár közös finanszírozási kérelmeket is kialakítsanak, majd a legjobb esetben egy nemzetközi projektben együtt is tudjanak működni.

A hálózat 2020 végi létrehozása után többek között a következő fenntartható tevékenységeket tervezik:

• Továbbképzések és tanácsadás
• Naprakész információk biztosítása a nemzetközi együttműködési lehetőségekről a first-network honlapon keresztül
• Tartalomcsere és kölcsönös inspiráció különböző kommunikációs csatornákon keresztül
• Virtuális találkozók

Pályázat benyújtása előtt ellenőrizni kell:

• Egy új, innovatív (újonnan tervezett) projektet, vagy egy már bevált projektet (már sikeresen befejezett projektek alapján) szeretne megvalósítani? Mindkettő lehetséges!
• Vannak-e világosan megfogalmazott nemzetközi projektcélok?
• Hol lehet / kell megvalósítani a projektet? (Vegye figyelembe a projektpartner országok feltételeit)
• A projekt összhangban van-e a támogatási program céljaival, irányelveivel és időkereteivel?
• Vannak-e megfelelő partnerszervezetek az ötletemhez?
• Teljes finanszírozásra van szükségem egy finanszírozási programból, vagy vannak más (nemzeti) finanszírozási / támogatási lehetőségek?
• Mikor van a benyújtási határidő? (Minden támogatási program esetén különböző)
• A projekt pénzügyi számításai összhangban vannak-e az igényelt forrásokkal?

A partner felelőssége a pályázat készítése során kezdődik.

Ebben a szakaszban, ha partnerként hívnak meg minket, elengedhetetlen, hogy:

• ismerjük a felhívást, a kötelezettségeinket és a jogainkat, valamint a projekt konkrét céljait és azt, hogy mit vár el tőlünk a koordinátor
• világossá tegyük saját tapasztalatainkat, amellyel a leginkább hozzájárulhatunk a pályázat megvalósulásához
• világossá tegyük, hogy a projekt melyik tevékenységekben veszünk részt majd feladatvezetőként, és hol leszünk támogatók, megvalósítók.
• előre tudjuk látni, hogy mennyi erőforrásra (emberi és pénzügyi) lesz szükségünk, és mit tudnánk a konzorcium rendelkezésére bocsátani (szakértelem, eszközök, terek stb.)
• képes legyen előre jelezni, hogy hány embert - kedvezményezettet vagy érdekeltet - vonhatunk be a projekt tevékenységeibe
• támogassa projektkoordinátort megfelelő időben

Ha a partnerek képesek minden kérést megfogalmazni, akkor a projekt jóváhagyását követően sokkal könnyebb feladatainkat a lehető legjobb módon végrehajtani, és meglepetések nélkül elérni a projekt végső célkitűzéseit.

A partner az, aki a koordinátorral együtt részt vesz a projekt megvalósításában. A partnernek különböző szerepei lehetnek, gyakran a vezetővel együtt döntenek, a projekt szervezeti igényei, valamint a partner képességei és lehetőségei alapján. Az egyik legalapvető szerepe egy partnernek többek között például a különböző kirándulások megszervezése, melyekre egy európai projekt lehetőséget nyújt, vagy különböző rendezvények, mobilitási és más projektelemek szervezése.

A jó partner jellemzői:

1. Szenvedély, motiváció, lelkesedés

2. Gyorsaság: pontosság és gyors reagálás

3. Kíváncsi: kíváncsiság, hajlam a kérdések feltevésére és elmélyítésére

4. Hatékony kommunikáció: a kommunikáció ismerete a partnerségen belül és kívül

5. Megbízható: megteszi, amit mond, megteszi, amikor azt mondja, hogy megteszi - alapvető a feladatok eredményes átruházásához

6. Megosztja meg a projekt jövőképét és céljait

7. Csapatjátékos

8. Magabiztos, autonóm és képes önállóan dolgozni, ellenőrzés nélkül.

A PMI (Project Management Institute - Projekt Menedzsment Intézet) kompetencia háromszöge szerint a projektmenedzserek számára fontos a kompetencia a tudás, a készségek és a viselkedés kiegyensúlyozott kombinációja a technikai menedzsment, a vezetés és a stratégiai menedzsment során..

A technikai készségek magukban foglalják az összes gyakorlati szakértelmet, különböző eszközök használatát, amelyek támogatják a projektmenedzsert a projekt megvalósításában.

• A 10 legfontosabb azonosított technikai készség:
• Általános forrásszerző készségek
• Angol nyelvtudás
• Projekt tervezés és ütemezés
• Értékelés
• A csapatmunka koordinálása
• Pénzügyi menedzsment
• Költségvetés és költségbecslés
• Terjesztés, tájékoztatás
• Belső kommunikáció
• Ötletgeneráló workshopok szervezése

A vezetői kompetencia olyan készség, mely során, vezető képes kezelni a projekt különböző érdekeltjeit, különös tekintettel a csapatszellem kialakítására, jövőképek bemutatására a csapattagok számára, inspirálva őket a projekt célkitűzéseinek elérésére és hatékony kommunikációra.

A 10 legfontosabb vezetői készség:

• Projektfeladatok delegálása
• Csapatépítés önkéntesekkel
• Hatékony kommunikáció a civil szervezetek között
• Konfliktusmegoldó
• Motiváció és befolyásolás
• Segítő tanácsadás
• Az értekezletek és események moderálása
• Improvizáció és rezíliencia
• Empátia és helyzetfelismerés
• Motiváció jó példamutató gyakorlattal

A stratégiai és az üzleti menedzsment kompetenciák fontosak annak érdekében, hogy a projektek a szervezet stratégiájának megfelelően valósuljanak meg, az adott területhez szükséges szakértelemmel.

A 10 legfontosabb stratégiai menedzsmentkompetencia:

• Az európai finanszírozási programok ismerete
• Nemzetközi és többoldalú hálózat a civil szféra területén
• Szükséglet (és érdekelt felek) elemzése
• Szinergiák a nemzeti civil szervezetek projektjei és a nemzetközi civil szervezetek projektek között
• Interkulturális kompetenciák
• PR és marketing megfelelés
• A projekt jogszerűsége
• A felnőttképzést nyújtó civil szervezetek ismerete
• SWOT és kockázatelemzés
• A partnerországok helyzetének ismerete

A beszámolási tevékenységek mindazok a technikai és pénzügyi ellenőrzési tevékenységek, amelyek arra szolgálnak, hogy bemutassák a támogatást nyújtónak, hogy azt tettük, amit kijelentettünk és megígértünk.

A jelentések bizonyítékok – dokumentumok -  átadásával zajlanak arról, hogy mit értünk el a finanszírozási időszakban. Ezen jelentések lehetnek véglegesek, de tartalmazhatnak időközi ellenőrzést is.

A cél az, hogy a megvalósítás megfeleljen a projektdokumentumban meghatározottaknak, mely során az ellenőrzés tartalmazza:

• A munka jelenlegi állapota / várható munka
• Részletes eredmények, eredmények,
• A következő jelentésig megvalósítandó feladatok – Mit szeretnénk még elérni?
• A határidők betartása és az esetleges elérések
• A pénzügyi források felhasználása
• A módosítások szükségessége

A jelentések elkészítése nagyon fontos eszközök azon szervezetek számára is, akik a finanszírozásból részesülnek, (partnerek) mivel megkönnyítik a projektben megvalósult tevékenységek,és azok előrehaladásának áttekintését.