Weil internationale Zusammenarbeit:

• neue Impulse und neue Inspiration mit sich bringt!

• neue Wege eröffnet, um innovativer und dynamischer zu werden!

• neue Kontakte, Besuche, Erfahrungen, Inspirationen eröffnet - unterstützt durch die Fördermittel!

• helfen kann, neue Arten von Entwicklungs- und Pilotarbeit zu beginnen - unterstützt durch die Fördermittel!

Als Mitarbeiter*in können Sie sich in neuen internationalen Kooperationen engagieren:

• Sie können sowohl auf beruflicher als auch auf persönlicher Ebene neue Inspirationen gewinnen!

• Sie können neue Kompetenzen erwerben, die Sie auch in anderen Bereichen Ihrer Arbeit einsetzen können!

• Sie verbessern im Allgemeinen Ihren Lebenslauf!

Wenn Ihre Organisation beginnt, vermehrt international zu kooperieren,

• wird sie andere Arbeitsweisen und andere Arbeitspraxis kennen lernen!

• erhalten Führungskräfte (Vorstand, Leitung) neue Erkenntnisse und Qualifikationen!

• kann es der Organisation neue Formen von zusätzlichen Einnahmen bringen!

Der internationale Entwicklungsplan:

• Erläutert, warum Ihre Organisation verstärkt international arbeiten möchte!

• Beschreibt die langfristigen Ziele für die internationale Arbeit!

• Erläutert, wie sich diese Ziele auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und den Kontext, in dem Sie tätig sind, beziehen!

• Die internationale Zusammenarbeit muss so geplant werden, dass die internationalen Projekte, die gesamten 1-2 Jahre des Arbeitsplans Ihrer Organisation unterstützen.

• Geben Sie den internationalen Projektaktivitäten, die die Mission und die allgemeinen Arbeitspläne Ihrer Organisation unterstützen oder zumindest ergänzen können, Vorrang!

• Dadurch bieten Sie Projekte an, die Sie bis zu einem gewissen Grad, sowieso durchgeführt hätten und bekommen deren Arbeitsaufwand nun auch durch die Projektförderung bezahlt.

Das FIRST Network bietet seinen Mitgliedern Unterstützungsangebote und Vernetzungsmöglichkeiten. Dieses Netzwerk ist darauf zugeschnitten, zivilgesellschaftliche Organisationen aus dem europäischen Raum miteinander zu vernetzen, Inhalte und Ideen auszutauschen und vielleicht sogar Förderanträge zu entwickeln und dann im besten Fall gemeinsam in einem internationalen Projekt zu kooperieren.

Nach der Gründung des Netzwerks Ende 2021 sind unter anderem folgende nachhaltige Aktivitäten geplant:

• Weiterbildungskurse und Beratungsangebote
• Bereitstellung von aktuellen Informationen zu internationaler Kooperation auf dem FIRST Network Support Portal
• Inhaltlicher Austausch und gegenseitige Inspiration durch Kommunikationskanäle
• Virtuelle Vernetzungstreffen

Wenn Ihre Organisation plant, mehr international zu arbeiten, sollten Sie nicht nur EU-Förderprogramme in Betracht ziehen, sondern auch nationale, bilaterale, und regionale Programme, die auch internationale Aktivitäten fördern, denn

• in EU-Ländern gibt es eine Menge privater und öffentlicher Mittel, die Auslandsaufenthalte (z.B. für Job Shadowing) oder einzelne Projektaktivitäten unterstützen; der Antrag ist oft nicht so kompliziert und haben oft eine hohe Erfolgsquote.
• Es gibt auch viele regionale Förderprogramme, wie z.B. spezielle Förderprogramme für den nordischen Raum, die Ostseeregion, die Balkanregion, das Mittelmeer usw.; und ebenso gibt es viele bilaterale Fonds in ganz Europa.

Bilaterale oder regionale Aktivitäten können ein guter erster Schritt in der internationalen Arbeit sein, was neue Kontakte und Erfahrungen für den nächsten Schritt bringen kann.

Darüber hinaus kann es eine gute Idee sein, seine Projektidee für verschiedene Projektanträge zu verwenden, sodass Sie eine gewisse Synergie in Ihrer Antragsstrategie, die verschiedene Aspekte derselben Projektidee entwickeln, erzielen können. Dennoch ist es auch wichtig, auf die Anforderungen und Schwerpunkte von jedem Förderprogramm und die Vereinbarkeit der unterschiedlichen Förderprogramme zu achten, denn sie können sehr unterschiedlich sein.

• Erhöht die Erfolgschancen - indem sie Prioritäten und Ziele der Organisation für die Entwicklung klar benennt.

• Beeinflusst das Image der Organisation und zeigt, dass die Organisation weiß, wohin es geht und warum.

• Erhöht die Einsatzbereitschaft innerhalb der Organisation, wenn es um die Umsetzung von Kernaufgaben geht , da allen klar ist, was aktuell wichtig ist.

• Erhöht das Engagement des Teams - da man sich auf das Erreichen gemeinsamer Ziele konzentriert.

• Wirkt sich positiv auf Stakeholder und potenzielle Partner aus - die Organisation präsentiert sich als professionelle Organisation mit einer klaren Vision für die Zukunft.

• Hilft bei der Schaffung von externen Geldern - ein gut durchdachtes Projekt ist jenes, bei dem die geplanten Aktivitäten ein Teil der Entwicklungsstrategie sind.

• Hilft beim Aufbau von Beziehungen mit diversen Unternehmen - es ermöglicht Ihnen, sowohl Ihre Organisation als auch deren Ziele klar und deutlich vorzustellen.

Bedenken Sie, dass ca. 4 von 5 Organisationen, die international arbeiten, dies als Partner tun und nicht als Koordinator(Antragsteller*innen und Verwalter*innen des Projekts).

Einerseits: Partnerzu sein, ist nicht so anspruchsvoll, wie Koordinator zu sein, weil Sie hier nicht viel Zeit für die Vorbereitung des Antrags aufwenden müssen, mit dem Risiko, kein Ergebnis zu erzielen. Und Sie auch die Last, als Projektkoordinator, nicht auf sich nehmen müssen. Allerdings besteht die Herausforderung darin, sich selbst so zu bewerben, dass man als Partner eingeladen wird.

Auf der anderen Seite: Als Koordinatorkönnen Sie das Projekt selbst steuern, sich die Partneraussuchen, und haben so mehr Einfluss auf die Projektarbeit. Dafür haben Sie ein hohes Risiko, mit Ihrer Bewerbung nicht erfolgreich zu sein und dadurch nicht in die internationale Arbeit einzusteigen zu können.  

Aber Sie müssen sich gar nicht entscheiden, Sie können beides machen: Sie können sich als Partnerbewerben und gleichzeitig einen neuen Projektantrag als Koordinator initiieren. Es ist immer gut, mehrere Optionen zu haben.

Bei den meisten EU-Programmen gibt es zwei Arten von Förderung, entweder, die der Projektarbeit oder die, der Mobilität; wobei unter Mobilität die Unterstützung zur Teilnahme an internationalen Kursen, Studienaufenthalten oder Job-Shadowing im Ausland gemeint ist.

Einerseits: Die Förderung für Mobilität kann ein einfacher Weg sein, um neuen Input zu bekommen und Erfahrungen auszutauschen!

Die Erfolgsquote bei Mobilitätsanträgen ist in allen EU-Ländern insgesamt deutlich höher; in Dänemark liegt sie bei mehr als 75%, während bei strategischen Partnerschaften die Quote unter 20%t ist.

Es ist auch einfacher, Mobilitätsprojekte zu verwalten und zu dokumentieren.

Der Antrag kann von einem Konsortium in Ihrem Land gestellt werden, bei dem sich mehrere Organisationen gemeinsam bewerben können.

Auf der anderen Seite: Die  Projektförderung ermöglicht eine innovative Entwicklungsarbeit, bei der eine Partnerschaft länderübergreifend, mit einem Mehrwert für Kompetenzentwicklung und neue Praktiken, als Team zusammenarbeitet, welche auch Ergebnisse hervorbringen können, die Sie anschließend in Ihrer eigenen Organisation nutzen können. 

Wenn Ihre Organisation plant mehr international zu arbeiten, sollten Sie nicht nur EU-Förderprogramme in Betracht ziehen, sondern auch nationale, bilaterale, und regionale Programme, die auch internationale Projekte fördern, denn in EU-Ländern gibt es eine Menge privater und öffentlicher Mittel, die Auslandsaufenthalte (z.B. für Job Shadowing) oder einzelne Projektaktivitäten unterstützen; der Antrag ist oft nicht so kompliziert und diese Mittel haben oft eine hohe Erfolgsquote.

Es gibt auch viele regionale Förderprogramme, wie z.B. spezielle Förderprogramme für den nordischen Raum, die Ostseeregion, die Balkanregion, das Mittelmeer usw.; und ebenso gibt es viele bilaterale Fonds in ganz Europa.

Bilaterale oder regionale Projekte können ein guter erster Schritt in der internationalen Arbeit sein, was neue Kontakte und Erfahrungen für den nächsten Schritt bringen kann.

Darüber hinaus kann es eine gute Idee sein, die eigene Projektidee für mehrere Projektanträge zu verwenden, sodass Sie eine gewisse Synergie in Ihrer Antragsstrategie, welche verschiedene Aspekte derselben Projektidee entwickeln, erzielen können. Dennoch ist es wichtig, auf die Anforderungen und Schwerpunkte von jedem Förderprogramm und die Vereinbarkeit der unterschiedlichen Förderprogramme zu achten, denn diese können sehr unterschiedlich sein.

In der Regel hat eine Organisation mehrere Projekte in Planung, deshalb können Sie auch für mehrere Projekte eine gewisse Priorität setzen.

Natürlich erfordern internationale Projekte zusätzliche Ressourcen, um diese zu initiieren, implementieren und abzuschließen; aber ein wichtiger Vorteil von internationalen Mobilitäts- oder Projektaktivitäten ist, dass sie auf einer Projektfinanzierung basieren, wodurch Sie auch zusätzliche finanzielle Ressourcen für die Finanzierung der Projekte erhalten. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass es schwierig ist, im Voraus zu planen, an wie vielen internationalen Projekten Ihre Organisation wirklich beteiligt sein wird, da Sie im Voraus nicht wissen, wie viele der Anträge tatsächlich erfolgreich sein werden. Sie wissen vielleicht, dass die Erfolgsquote für dieses spezielle Programm 20% beträgt, aber Sie wissen nicht, ob Ihre Bewerbung zu den 20 % gehören wird.

Im Grunde gilt, dass Ihre Chancen für die Aufnahme einer internationalen Tätigkeit umso größer sind, je mehr Bewerbungen Sie einreichen oder je mehr Partnerschaften Sie eingehen.

Im Rahmen der Forschungsarbeit des 1. TIP-PM-Projekts, insbesondere von OUTPUT 1, führte das Konsortium eine internationale Umfrage durch, deren Ziel die Veröffentlichung des Berichts über Erfolgsgeschichten und Herausforderungen für die internationale Zusammenarbeit war.

Dieser Bericht beinhaltet eine Sammlung ausgewählter Best Practice Beispiele in der internationalen Zusammenarbeit von zivilgesellschaftlichen Vereinigungen in Österreich, Dänemark, Italien, Polen und Ungarn. Diese Erfahrungen stellen einen nützlichen Ausgangspunkt für alle Projektmanager*innen und Führungskräfte dar, die sich dieser neuen Herausforderung stellen wollen, da diese die Stärken, Herausforderungen, Potenziale und Hindernisse im internationalen Projektmanagement aufzeigen.

Der Bericht definiert außerdem: Arten und Methoden der Unterstützungsmöglichkeiten, die internationalen Projektmanager*innen im Bereich des lebensbegleitenden Lernens angeboten werden; beschreibt die Erwartung und Unterstützung, die internationale Projektmanager*innen von ihren Organisationen benötigen; skizziert die Herausforderungen im zivilgesellschaftlichen Bereich in internationalen Kooperationsprojekten; zeigt Informations-, Wissens-, Werkzeug- und sonstige Unterstützungsbereiche für internationale Zusammenarbeit, welche von nationalen Agenturen der Kooperationsprogramme in der Europäischen Union angeboten werden.

Der Bericht ist in den fünf Projektsprachen sowie in Englisch übersetzt und kann als PDF angesehen und heruntergeladen werden.

Mögliche Projektpartner sollten drei Kriterien entsprechen:

• Thematische und inhaltliche Verwandtschaft (aber nicht zwangsweise aus demselben Arbeitsfeld, da z.B. komplementäre Ansätze einen Mehrwert generieren können)
• Bestenfalls Erfahrung im Fachgebiet (je nach Bedarf im Projekt)
• Gute Kommunikationswege

Empfehlenswert sind drei Wege zur Partnerfindung:

• Bereits bekannte Organisationen anfragen
• Partnersuche über Projektsuche
• Partnersuche über Partnerplattformen

Sofern man noch keine Kontakte zu Organisationen in Europa hat, empfiehlt es sich vor allem, Organisationen über bereits durchgeführte EU-Projekte zu finden, da diese bereits Erfahrung in internationalen Kooperationen haben und in der Regel als seriös einzustufen sind. Nähere Informationen zu 2) und 3) gibt es hier.

Die Größe der Organisationen kann in einem Projekt stark variieren. Man kann/soll bei der Partnerakquise auch größere Organisationen kontaktieren. Diese können möglichweise aufgrund ihrer Ressourcen einen Mehrwert für das Projekt erzielen.

Ebenso ist es hilfreich, auf Plattformen wie z.B. EPALE ein Profil anzulegen und dieses mit Informationen über die eigene Organisation zu füllen, um andere Organisation auf sich aufmerksam zu machen. Nähere Informationen zu Plattformen gibt es hier.

Die Antwort auf diese Frage kann für verschiedene Förderprogramme unterschiedlich ausfallen, daher wird empfohlen, jeweils die Richtlinien des gewählten Programms zu berücksichtigen.

Im Allgemeinen ist die Mindestanzahl der Kooperationspartner wie folgt:

• Mindestens zwei Partneraus zwei unterschiedlichen Ländern, die in das Programm einbezogen werden, im Falle von bilateralen Kooperationsprojekten (z.B. grenzüberschreitende Kooperationsprogramme, wie Polen - Litauen oder Polen - Deutschland).
• Mindestens drei Partner aus drei unterschiedlichen Ländern, die im Programm vertreten sind, für partnerschaftliche Kooperationsprojekte.

Es ist sinnvoll, mindestens einen/ein Kooperationspartner mehr, als das gültige Minimum, im Projekt noch dazu zu holen.

Dann, wenn einer der Partner sich von der Projektdurchführung zurückzieht (was sehr selten vorkommt, aber dennoch passieren kann), wird es immer noch möglich sein, das Projekt fortzusetzen.

Die häufigsten transnationalen Kooperationsmodelle sind:

• Austausch von Informationen und guten Praktiken,
• Parallele Entwicklung von Lösungen,
• Import/Export/Adaption innovativer Lösungen,
• Gemeinsame Organisation von Veranstaltungen/Entwicklung/Angeboten (wie z.B. ein Trainingsprogramm, eine Veröffentlichung, eine Ausstellung, eine Theateraufführung etc.),
• Weiterbildungsmobilitäten für das Personal der Organisation, um an einem Kurs/einer Schulung teilzunehmen, Job Shadowing zu veranstalten, Weiterbildung im Ausland durchzuführen.

Es können mehrere verschiedene Kooperationsmodelle in einem gemeinsamen Projekt vorhanden sein.

Sofern man als Organisation noch unerfahren ist in internationalen Kooperation, empfiehlt es sich, mit einem Mobility Programm, beispielweise aus der Erasmus+ Förderschiene zu beginnen. Diese Programme fördern die Weiterbildung und Schulung von Personal im europäischen Raum bei anderen Organisationen.

Denn:

• Die Bewilligungsquote ist bei Mobilitätsprojekten zumeist viel höher als bei partnerschaftlichen Projekten.
• Die Weiterbildung der Kompetenzen der eigenen Mitarbiter*innen steht im Fokus.
• Die Englischkenntnisse werden gefördert.
• Man kann Kontakte für weitere internationale Projekte knüpfen.
• Die Projektorganisation ist leichter als bei partnerschaftlichen Kooperationen.
• Es ist ein guter Einstieg in das Feld der internationalen Kooperation.

Jedes Förderprogramm ist in seiner Programmatik hinsichtlich geografischer Verortung, thematischen Schwerpunkten und der Finanzierungsart unterschiedlich. Ebenso ist zu beachten, dass jedes Förderprogramm für die einzelne Förderperiode spezielle thematische Schwerpunkte hat und zum Teil auch die Nationalagenturen national/regional eigene Förderschwerpunkte setzen. Auf diese sollte besonders in der Konzeption und in der Antragstellung eingegangen werden, um die Erfolgschancen zu erhöhen. Zudem ist es sinnvoll, sich laufend über die einzelnen Calls der passenden Förderschienen zu informieren, um auf einen geeigneten Call reagieren zu können.

Das geeignete Förderprogramm kann man anhand folgender Kriterien eruieren:

• Lokale Verortung des Projekts und der Projektpartner und geografische Ausrichtung des Förderprogramms
• Thematische Einbettung in das Förderprogramm
• Art der Finanzierung (Voll- oder Teilfinanzierung)
• Thematische Schwerpunkte der Förderperiode
• Projektlaufzeiten der Förderprogramme

Nähere Informationen zu den Förderprogrammen gibt es hier und zur Förderprogrammsuche hier.

Informations- bzw. Beratungsgespräche vor der Antragseinreichung zu führen, ist sehr empfehlenswert, um die Projektidee nach formalen und inhaltlichen Kriterien der Fördereinrichtung anpassen zu können und so Schwächen zu minimieren. Je nach Förderprogramm sind andere Stellen dafür zuständig. Wichtig ist es, zu entscheiden, bei welchem Förderprogramm das Projekt eingereicht werden soll und sich im Anschluss über die jeweilige Förderstelle/Nationalagentur zu informieren. Oftmals finden sich über die Websites der Förderstellen/Nationalagenturen Kontaktmöglichkeiten. Eine Übersicht über einzelne Förderprogramme gibt es hier.

Förderanträge sind bei jedem Förderprogramm und bei jedem Call unterschiedlich. Sobald ein Projekt eingereicht werden soll, ist es notwendig, die Förderrichtlinien und Förderkriterien genau zu studieren. Ebenso sollten die Fördervoraussetzungen und benötigten Materialien zuvor recherchiert werden, um die Förderunterlagen gesammelt einreichen zu können.

Förderanträge werden zumeist über ein Online-Formular mit vorgegebener Zeichenanzahl eingereicht. Hierbei ist zu beachten, dass vor allem die ausführlichere Projektbeschreibung und kürzere Projektzusammenfassung (mit den Projektzielen) sehr gut vorbereitet werden. Ebenso sind ein Zeitablauf, ein Budgetplan und eine Partnerbeschreibung notwendig. Hier kann Zeit gespart werden, wenn diese Details bereits im Vorfeld ausgearbeitet und von den Partnerorganisationen eingeholt wurden. Eine präzise Ausdrucksweise ist sehr empfehlenswert. Nach Möglichkeit sollten die vorgegebenen Zeichen in einem Antrag ausgenutzt werden, um dabei das Projekt möglichst genau den Fördergebern darzustellen. Abzuraten ist aber von leeren Phrasen und mehrfachen Wiederholungen.

Wenn Sie Ihr eigenes Projekt einreichen wollen, sollten Sie folgendes beachten:

• Planen Sie ein innovatives (neu konzipiertes) oder ein Best-Practice-Projekt (basierend auf bereits erfolgreich abgeschlossenen Projekten). Beides ist möglich!
• Gibt es klar definierte Projektziele mit internationaler Relevanz?
• Wo soll/kann das Projekt umgesetzt werden? (Berücksichtigen Sie die Rahmenbedingungen der jeweiligen Projektpartnerländer)
• Ist das Projekt mit den Zielen, Richtlinien und dem Zeitrahmen des Förderprogramms vereinbar?
• Gibt es passende Partnerorganisationen für meine Idee?
• Benötige ich eine Vollfinanzierung durch ein Förderprogramm oder gibt es andere (nationale) Förder- / Sponsoringmöglichkeiten?
• Wann sind die Fristen für die Einreichung? (Bei allen Förderprogrammen unterschiedlich)
• Entspricht meine finanzielle Kalkulation wirklich den eingesetzten Mitteln?

Bei Mobilitätsanträgen ist es wichtig, einen ausgearbeiteten internationalen Entwicklungsplan vorzulegen, der durch die Mobilitäten unterstützt werden muss. Der Plan soll den Grundstein für Ihren Antrag legen und sollte daher einen längeren Zeitraum abdecken als die Projektdauer selbst.

Der Umfang Ihres europäischen Entwicklungsplans sollte proportional zur Größe, Kapazität und vorhandenen Erfahrung in der europäischen und internationalen Zusammenarbeit Ihrer Organisation sein (einschließlich andere Organisationen, die einen Teil Ihres Konsortiums bilden, falls Sie sich als Konsortium bewerben wollen). Sie sollten versuchen, Ziele zu definieren, die realistisch sind. Außerdem sollten Sie deren Relevanz für das Konsortium erläutern.

Der Europäische Entwicklungsplan ist ein wichtiger Teil des Antrags, da er die Grundlage bildet, auf der Sie Ihren Projektvorschlag aufbauen werden. Der internationale Entwicklungsplan muss: 

• Skizzieren Sie, warum Ihre Organisation verstärkt international arbeiten möchte.

• Die langfristigen Ziele für die internationale Arbeit beschreiben.

• Erläutern, wie diese Ziele mit den Bedürfnissen Ihrer Organisation und dem Kontext, in dem sie tätig ist, zusammenhängen.

Unter Bezugnahme auf Ihren langfristigen internationalen Entwicklungsplan (2-4 Jahre Laufzeit) werden Sie gebeten, den kurzfristigen Aktivitätsplan für die Mobilitätsaktivitäten (1-2 Jahre Laufzeit) zu definieren; spezifische Ziele des Aktivitätenplans müssen mit den Gesamtzielen des langfristigen Entwicklungsplan übereinstimmen.  

Auch in allen anderen Teilen des Antrags, insbesondere bei der Erläuterung der erwarteten Auswirkungen des Projekts, sollten Sie darauf achten, dass die Antworten, die Sie zu den langfristigen internationalen Entwicklungszielen und den kurzfristigen Zielen gegeben haben, ebenfalls miteinander übereinstimmen.

Im Mobilitätsplan müssen Sie die Hauptbereiche der Tätigkeiten Ihrer Organisation (oder Ihres Konsortiums), welche Sie verbessern möchten, definieren und erläutern. Überlegen und reflektieren Sie Pläne zur Verbesserung des Personals und des Managements; der Lehr- und Ausbildungsinhalte; Methoden und Instrumente; der Entwicklung von Kernkompetenzen und Fähigkeiten des Personals und der Teilnehmer*innen; der Entwicklung einer nachhaltigen grenzüberschreitenden Zusammenarbeit; usw.

Ob Sie sich nur für Ihre eigene Organisation oder im Namen eines größeren Konsortiums von Organisationen bewerben sollen, ist nicht eindeutig zu beantworten.

Einerseits ist es anspruchsvoller, einen Antrag für ein Konsortium zu stellen, weil Sie mehr Organisationen einbeziehen und gemeinsame Entwicklungsziele und praktische Formen für die größere Zusammenarbeit finden müssen. Zudem werden Sie einen größeren Betrag beantragen müssen, was aber ein Hindernis für die Bewilligung des Antrags sein kann.

Andererseits vergrößert sich Ihr Netzwerk und Ihre Kooperationsmöglichkeiten als Koordinator eines Netzwerkes von Organisationen. Auch Ihr Antrag kann an Qualität gewinnen, wenn Sie gemeinsame Bedürfnisse und gemeinsame Ziele und Aktivitäten für alle beteiligten Organisationen finden können. Außerdem erhöht sich Ihr Organisationszuschuss proportional mit der Anzahl der Mobilitäten, die Ihnen gewährt werden.

Förderanträge sind für jedes Förderprogramm und für jede Ausschreibung unterschiedlich. Sobald ein Projekt eingereicht werden soll, ist es notwendig, die Förderrichtlinien und Förderkriterien genau zu beachten. Auch sollten die Fördervoraussetzungen und benötigten Materialien im Vorfeld recherchiert werden, um dann die Förderunterlagen gesammelt einreichen zu können.

Die Einreichung von Förderanträgen erfolgt in der Regel über ein Online-Formular mit einer vorgegebenen Zeichenzahl. Wichtig ist, dass Sie eine ausführliche Projektbeschreibung und eine kurze Projektzusammenfassung (inklusive den Projektzielen) sehr gut vorbereiten. Auch ein Zeitplan, ein Budgetplan und eine Beschreibung der Partner*innen sind notwendig. Hier kann man Zeit sparen, indem man diese Details im Vorfeld ausgearbeitet und sie sich bei den Partnerorganisationen einholt. Ein präziser Ausdrucksstil ist sehr zu empfehlen. Wenn möglich, sollten in einem Antrag die vorgegebenen Charakteristika verwendet werden, um das Projekt gegenüber den Förderstellen möglichst präzise zu präsentieren. Leere Phrasen und mehrfache Wiederholungen sind nicht zu empfehlen.

Sofern man ein eigenes Projekt einreichen möchte, ist Folgendes zu überprüfen:

• Entwickelt man ein innovatives (neu entworfenes) oder ein Best-Practice Projekt (angelehnt an bereits erfolgreich absolvierte Projekte)? Beides ist möglich!
• Gibt es klar definierbare Projektziele mit internationaler Relevanz?
• Wo soll / kann das Projekt umgesetzt werden? (Rahmenbedingungen der jeweiligen Projektpartnerländer beachten)
• Ist es vereinbar mit den Zielen, Richtlinien und Zeiträumen des Förderprogramms?
• Gibt es geeignete Partnerorganisationen für meine Idee?
• Benötige ich eine Vollfinanzierung durch ein Förderprogramm oder gibt es noch andere (nationale) Förder- / Sponsoringmöglichkeiten?
• Wann sind die Fristen der Einreichung? (Bei allen Förderprogrammen unterschiedlich)
• Entspricht meine finanzielle Kalkulation wirklich meinen eingesetzten Ressourcen?

Die Verpflichtungen der Partner beginnen während des Einreichungsprozesses des Projektantrags.

In dieser Phase, wenn Sie als Partner eingeladen werden, ist es wichtig, dass Sie (als Organisation)

• mit der Ausschreibung, Ihre Rechte und Pflichten sowie die spezifischen Ziele des Projekts und die Erwartungen des Koordinators an Sie, vertraut sind.

• Ihre eigenen Erfahrungen deutlich machen, in denen Sie Ihren größten Beitrag leisten können.
• sich darüber im Klaren sein, an welchen Aktivitäten Sie als Task Leader teilnehmen werden und wo Sie nur unterstützend tätig sein werden.
• abschätzen können, wie viele Ressourcen (personell und finanziell) Sie benötigen und was Sie dem Konsortium zur Verfügung stellen können (Fachwissen, Werkzeuge, Räume, etc.).
• vorhersagen, wie viele Personen - Nutzer*innen oder Interessenvertreter*innen - Sie in die Projektaktivitäten einbeziehen können.
• den/der Koordinator in einer kooperativen und zeitgerechten Weise zu unterstützen.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Wünsche anfangs klar zu äußern, wird es nach der Genehmigung des Projekts viel einfacher für Sie sein, Ihre Aufgaben bestmöglich auszuführen und die Endziele ohne böse Überraschungen zu erreichen.

Der Partner ist jene Organisation, welche zusammen mit dem Koordinator an der Durchführung des Projekts beteiligt ist. Der Partner kann verschiedene Rollen übernehmen, die oft zusammen mit dem Leadpartner entschieden werden, basierend auf den organisatorischen Anforderungen des Projekts selbst und auf den Fähigkeiten und dem Potenzial des Partners. Einer der Schritte, in denen der Partner wichtig sein kann, ist zum Beispiel die Organisationsphase der verschiedenen Reisen und Fahrten der Teilnehmer*innen, welche ein europäisches Projekt bieten kann, sowie die Organisation von Veranstaltungen, Mobilität und aktuellen Produkten.

Die Eigenschaften, die ein guter Partner haben muss, sind also:

1. Leidenschaft, Motivation, Enthusiasmus
2. Schnelligkeit: Pünktlichkeit und Reaktionsfähigkeit
3. Wissbegierde: Neugierde, Neigung, Fragen zu stellen und zu vertiefen
4. Effektive Kommunikation: Wissen, wie man kommuniziert, innerhalb der Partnerschaft und auch nach außen
5. Vertrauenswürdig: Das was man verspricht, auch tatsächlich zu tun - grundlegend für eine fruchtbare Delegierung von Aufgaben
6. Die Vision und die Ziele des Projekts teilen
7. Teamfähig, aber auch
8. Selbstbewusst, selbständig zu sein und in der Lage, unabhängig zu arbeiten, ohne viel Kontrolle und Steuerung

Nach dem Dreieck des PMI (Project Management Institute) besteht das ideale Kompetenzset für Projektmanager*innen aus einer ausgewogenen Kombination von Wissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen in den Bereichen technisches Projektmanagement, Führung und strategisches & geschäftliches Management.

Zu den technischen Fertigkeiten gehören alle praktischen Kenntnisse, der Einsatz von Werkzeugen usw., die Projektmanager*innen bei der Durchführung des Projekts unterstützen.

Die 10 wichtigsten identifizierten technischen Fertigkeiten sind:

• - Allgemeine Fundraising-Fähigkeiten
• - Englische Sprachkenntnisse
• - Projektplanung und Zeitplanung
• - Auswertung
• - Koordinierung der Teamarbeit
• - Finanzielle Verwaltung
• - Budgetierung und Kostenabschätzung
• - Weitergabe
• - Interne Kommunikation
• - Organisieren von Ideen-Workshops

Laut des PMI (Project Management Institute) Dreiecks, sind die wichtigsten Kompetenzen für Projektmanager*innen eine Kombination von Wissen, Fähigkeiten, und Verhalten im technischen Projektmanagement, in Leitung, und im strategischen und geschäftlichen Management.

Technische Fähigkeiten umfassen die Kompetenten so wie praktisches Fachwissen, nutz der Werkzeuge, usw. die gebraucht sind, um den Projektmanager*innen bei dem Planen und Ausführen des Projekts zu unterstützen.

Die 10 wichtigsten technischen Fähigkeiten sind:

• Akquisefähigkeiten
• Englisch Sprachfähigkeiten
• Planung von Projekten und zeitliche Strukturierung
• Auswertung
• Koordination der Teamarbeit
• Finanzverwaltung
• Budgetierung und Kostenschätzung
• Öffentlichkeitsarbeit
• Interne Kommunikation
• Organisation von Workshops

Nach dem Dreieck des PMI (Project Management Institute) besteht das ideale Set an Kompetenzen für Projektmanager*innen aus einer ausgewogenen Kombination von Wissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen in den Bereichen technisches Projektmanagement, Führung und strategisches & betriebswirtschaftliches Management.

Die Führungskompetenzen beziehen sich auf die Fähigkeit, mit den verschiedenen Stakeholdern im Projekt umzugehen, insbesondere Teamgeist aufzubauen, Visionen für ihre Teammitglieder zu präsentieren, sie zu inspirieren, die Projektziele zu erreichen und eine effektive Kommunikation zu führen.

Die definierten 10 wichtigsten Führungskompetenzen sind:

• Delegieren von Projektaufgaben
• Teambildung unter Einbeziehung von Freiwilligen
• Effektive Kommunikation im CSO-Kontext
• Lösung von Konflikten
• Motivation und Beeinflussung
• Peer-to-Peer-Beratung
• Moderation von Meetings und Veranstaltungen
• Improvisation und Agilität
• Empathie und Situationsverständnis
• Motivation durch vorbildliche Praxis

Nach dem Dreieck des PMI (Project Management Institute) ist der ideale Set an Kompetenzen für Projektmanager*innen eine ausgewogene Kombination aus Wissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen in den Bereichen technisches Projektmanagement, Führung und strategisches und betriebswirtschaftliches Management.

Die strategischen und betriebswirtschaftlichen Kompetenzen beziehen sich auf die Fähigkeit, die Projekte entsprechend der Strategie der Organisation durchzuführen und mittels Fachwissen im Tätigkeitsbereich zu handeln.

Die 10 wichtigsten strategischen & betriebswirtschaftlichen Kompetenzen, die identifiziert wurden, sind:

• Kenntnisse über europäische Förderprogramme
• Internationales und multilaterales Netzwerk im CSO-Bereich
• Nachfrage (und Stakeholder-) Analyse
• Synergien zwischen nationalen CSO-Projekten und internationalen CSO-Projekten
• Interkulturelle Kompetenzen
• PR und Marketing Compliance
• Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben
• Einblick in das Wissen der CSOs, die Erwachsenenbildung anbieten
• SWOT- und Risikoanalyse
• Einblicke in die Situation in beteiligten Partnerländern

Berichterstattungstätigkeiten sind all jene technischen und finanziellen Nachweisaktivitäten, die dazu dienen, denjenigen, die uns finanzieren und unterstützen, zu zeigen, dass wir das tun, was wir definiert und versprochen haben.

Die Aktivitäten rund um Berichte erfolgen durch die Lieferung von Nachweisen und Belegen für das, was wir in einem bestimmten Zeitraum erreicht haben, und können sowohl endgültig sein als auch eine Zwischenverifizierung umfassen.

Das ZIEL ist es, auf der Grundlage dessen, was im Projekt definiert wurde, folgendes zu verifizieren:

• Aktueller Stand der Arbeit/erwartete Arbeit
• Detaillierte Ergebnisse, Leistungen, Ausführungen
• Erwartungen des Aufwands bis zum folgenden Bericht: Was soll erreicht werden?
• Einhaltung von Terminen und eventueller Korrekturen
• Einhaltung des Verwendungszwecks der finanziellen Mittel
• Die Notwendigkeit von Anpassungen

Das Berichtswesen ist auch für diejenigen, die von der Finanzierung profitieren, ein sehr wichtiges Instrument, da es die ständige Überprüfung der Aktivitäten, ihres Fortschritts und aller kritischen Punkte, die berücksichtigt werden müssen, erleichtert.

Mentoring Angebote sind sehr hilfreich und werden oft benutzt, um die Erfahrungen erfahrener Projektmanager*innen mit weniger erfahrenen zu teilen. Dank wirksamen Mentoring kann ein*e Mentor*in seine Erfahrungen und Wissen seinem „Student“ (oder Mentee) vorbeibringen. Dieses fördert die Inklusion, das berufliche Wachstum, und die persönliche Reifung des Mentees.

Was ist Mentoring?

1. Mentoring ist eine arbeitsbasierte Schulungsmaßnahme, bei der Mentor*in und Mentee in Einzelarbeit zur Wissenserweiterung des Mentees beitragen, um seine beruflichen Fähigkeiten, aber auch seine Einstellungen und sein Verhalten zu verbessern.
2. Mentoring kann persönlich, aber kann auch durch andere Kommunikationsmethoden stattfinden (zum Beispiel, E-Mentoring). Mentoring geschieht auf jeden Fall immer auf Vertrauensbasis.
3. Mentoring kann formell (strukturiertes Mentoring-Programm mit Aufgaben) oder informell (eine Vereinbarung zwischen zwei Kolleg*innen in einer Firma) sein.
4. Mentoring unterscheidet sich von Coaching im Folgenden:
   • Mentoring ist eine längerfristige Beziehung.
   • Mentoring hat einen breiteren, Coaching hat eher einen eingeschränkten Fokus.
   • Mentoring fokussiert sich auf die persönliche und berufliche Entwicklung, während Coaching hauptsächlich auf die Leistung ausgerichtet ist.

Englischkenntnisse in den Bereichen Hören, Sprechen, Schreiben und Lesen sind erforderlich, um an europäischen Projektaktivitäten teilzunehmen, bei denen Englisch die gängige Sprache ist (außer in einigen seltenen Fällen, in denen Französisch die gemeinsame Sprache ist). Darüber hinaus ist fließendes Englisch in Alltagssituationen im internationalen Projektmanagement von Vorteil.

Eine Möglichkeit Ihre Englischkenntnisse zu verbessern, ist die Beantragung und Bewilligung von Erasmus+ Mobilitätszuschüssen zur Deckung von Kursgebühren, Reise- und Unterkunftskosten für die Teilnahme an einem der vielen ein- bis vierwöchigen Englischkurse, die sowohl in Großbritannien als auch in vielen anderen EU-Ländern angeboten werden.

Seien Sie sich bewusst, dass einige nationale Erasmus+ Agenturen hauptsächlich Standard-Englischkurse für Englischlehrer*innen unterstützen, während Mitarbeiter*innen von zivilgesellschaftlichen Organisationen einen zusätzlichen Grund für die Unterstützung von Englischkursen angeben müssen. Wie z. B. die Verbesserung der Englischkenntnisse, die für die Ausübung einer spezifischen Funktion als Projektmanager*in in europäischen Kooperationsprojekten erforderlich ist, bei der das Erlernen einer spezifischen Fachterminologie und einer bestimmten Form des angewendeten Englisch hilfreich sein kann. WENN Sie keinen Englischkurs für diese spezifischen Englischkenntnisse finden, können Sie in Absprache mit einem Englischkursanbieter, welcher Einzelunterricht oder ein individuelles Kursprogramm vorbereiten und bestätigen kann, vereinbaren.

Wenn die möglichen Projektleiter*innen aus Ihrer Organisation kein Englisch sprechen, ist es schwierig, aber nicht unmöglich, an einer internationalen Kooperation teilzunehmen, bei der die Arbeitssprache Englisch ist.

Sie werden aber Unterstützung bei den Übersetzungen benötigen. Grundlegende, kontinuierliche E-Mail-Kommunikation, die das Lesen und Schreiben beinhaltet, kann mithilfe des Google-Übersetzungstools erfolgen. Für anspruchsvollere Texte allerdings bedarf es an Hilfe beim Übersetzen; und nicht zuletzt ist ein*e Dolmetscher*in erforderlich, um an physischen oder virtuellen Treffen des internationalen Projektteams oder anderen internationalen Kursen und Veranstaltungen als Zuhörer*in und Sprecher*in teilzunehmen.

Diese Hilfe einer*s Dolmetscher*ins kann kostenlos sein, wenn Sie statt einer*s professionellen Dolmetscher*in eine*n Studierenden oder andere Freiwillige engagieren können, die es interessant finden, an der Projektarbeit teilzunehmen und ihre Sprachkenntnisse zu erweitern und einzusetzen. Dies impliziert, dass der*die "Dolmetscher*in" als freiwillige*r Mitarbeiter*in in das Projekt einbezogen wird, wobei die Bezahlung nicht in Form von Gehalt oder Honorar erfolgt, sondern in Form von neuen Erfahrungen und einem verbesserten Lebenslauf.

Kommunikation und Verbreitung des Projekts sind grundlegend für den nachhaltigen Erfolg eines Projekts. Daher ist es sehr zu empfehlen, in der Projektkonzeption bereits einen Kommunikations- und Verbreitungsplan zu entwerfen, der sich in einem Arbeitspaket mit einzelnen Arbeitsaufgaben für die Projektpartner wiederfindet. So kann gewährleistet werden, dass die Projektziele und -inhalte fortlaufend an die Stakeholder und Zielgruppen vermittelt werden können. Ebenso eignet sich eine Aussendung mit Projektinformationen an Stakeholder und nationale und internationale Medien zur weiteren Verbreitung.

Mögliche Kommunikationskanäle sind:

• Website (ggf. eigene Projektwebsite)
• Newsletter
• Social Media (ggf. eigene Projekt Social Media Seiten/Accounts)
• Stakeholder
• Wissensplattformen (hier gibt es eine Übersicht)
• Nationale und internationale Medien (TV, Radio, Print- Onlinemedien, etc.).

Sofern ein Projektpartner seine Aufgaben nicht übernimmt, ist es wichtig, mit Fingerspitzengefühl zu agieren und sich die Frage zu stellen: Würden die anderen Partner seine Aufgaben übernehmen können oder wäre das wegen fehlender Ressourcen und Kompetenzen nicht möglich? Falls man zu dem Schluss kommt, dass der unzuverlässige Partner gebraucht wird und dieser nach mehrfacher Aufforderung weiterhin seinen Aufgaben nicht nachkommt, kann der Koordinationspartner Zahlungen an den diesen Partner zurückhalten, bis die Aufgaben erledigt sind.

Sofern jedoch ein Partner abspringt oder man das Projekt ohne einen Partner fortführen möchte, ist es wichtig, sofort die Fördereinrichtung/Nationalagentur darüber in Kenntnis zu setzen und gemeinsam einen Alternativplan zu entwickeln. Dieser kann entweder vorsehen, dass die verbleibenden Projektpartner Aufgaben übernehmen, um das Projekt wie geplant zu Ende zu führen (dadurch ändert sich auch meist die Budgetierung), die Akquirierung eines neuen Partners oder eine Verkleinerung des Projekts bedeuten. Ein Ende des Projekts ist nur in den wenigsten Fällen die einzige Möglichkeit und sollte natürlich vermieden werden.

Im Projektmanagement, vor allem zwischen mehreren Organisationen in unterschiedlichen Ländern, ist es nicht unüblich, dass Aufgaben und Projektergebnisse nicht immer fristgerecht geliefert werden. Daher ist für die koordinierende Organisation zu empfehlen, immer genügend Puffer einzubauen, sodass durch Verspätungen nicht der Projektfortschritt gefährdet wird. Zudem sollten regelmäßig Reminder an das Partnerkonsortium gesendet werden. Eine Nachfrage mehr kann da schon einiges bewirken. Aber auch als Projektpartner ist man in der Pflicht, Verspätungen zu melden und Lösungen dafür zu finden. Ebenso sollte Hilfe angefordert werden, sofern eine zugeteilte Aufgabe doch nicht alleine gelöst werden können.

Falls es jedoch zu erheblichen Verzögerungen kommt und der Zeitplan gefährdet wird, sollte man evaluieren, ob es:

• Möglich ist, die Projektoutputs fristgerecht der entsprechenden Nationalagentur zu übermitteln. Hierfür wäre dann ein partnerschaftlich geschlossenes Arbeiten ab diesem Zeitpunkt notwendig.
• Notwendig ist, die Nationalagentur über die Verspätungen zu informieren bzw. um eine Verlängerung des Projekts anzusuchen. Dies geht allerdings nur, wenn exakte Begründungen vorliegen, warum das Projekt verspätet ist und diese dann bewilligt werden. Ansonsten kann es zu Sanktionen kommen.

Ja, aber nur unter gewissen Umständen. Ein Projekt kann verlängert werden, wenn es zu unvorhersehbaren Ereignissen kommt, die im Zeitplan nicht vorhergesehen waren und gelöst werden müssen, um den Projektabschluss zu gewährleisten.

Hierbei kann man auch um zusätzliche Arbeitstage ansuchen, welche allerdings der Nationalagentur gut gerechtfertigt und argumentiert werden müssen.

Erst nach einer Bewilligung der Nationalagentur ist eine Verlängerung möglich.